Artikel 1: Definities
A: Klacht; een uiting van onvrede of ongenoegen over een handeling of bejegening door de organisatie of een medewerker van Yn Balans Akademy m.b.t. aantasting van de rechtspositie, waarbij de betrokkene rechtstreeks in zijn/haar belang is geschaad.
B: Klager(m/v); ieder die gebruik wil maken, maakt of heeft gemaakt van de diensten van de Yn Balâns Akademy of de aangewezen wettelijke vertegenwoordiger.
C: Aangeklaagde (mv); een medewerker of vrijwilligers van Yn Balans Akademy op wie de klacht betrekking heeft.
D: Medewerker of vrijwilliger (m/v); diegene die op grond van een (mondelinge) overeenkomst werk verricht voor Yn Balâns Akademy
Artikel 2: Doelstelling
1. De klachtenprocedure is opgesteld om de kwaliteit van de uitvoering te bewaken. Daarnaast is het mogelijk dat naar aanleiding van de klacht, de werkwijze van Yn Balâns Akademy wordt aangepast om haar cursisten nog beter van dienst te kunnen zijn.
2. De klachten procedure stelt de cursist in de gelegenheid een klacht over Yn Balâns Akademy te melden.
3. Het doel van de klachtenprocedure is in eerste instantie het oplossen van het geschil tussen klager en Yn Balâns Akademy en indien noodzakelijk, in tweede instantie de kwestie (klacht) te bemiddelen bij een onafhankelijke derde partij.
4. Iedere klacht zal vertrouwelijk worden behandeld door Yn Balâns Akademy
Artikel 3: Klachtenbehandeling in de praktijk
1. Een klager wendt zich binnen 7 dagen na het voorval tot de directie van Yn Balâns Akademy om te trachten op deze wijze tot een oplossing te komen.
2. De directie van Yn Balâns Akademy verplicht zich om, wanneer de klager hierom verzoekt, een tegen haar gerichte klacht met de klager op zo kort mogelijke termijn (maar binnen twee weken te bespreken en te trachten tot een oplossing te komen.
Artikel 4: Criteria klachtenbehandeling
1. De directie van Yn Balâns Akademy hanteert de volgende ontvankelijkheidscriteria van een klacht:
a. De klacht moet het rechtstreekse belang van de klager hebben geschaad
b. De klacht moet schriftelijk zijn ingediend t.a.v de directie;
Yn Balâns Akademie,
Dellenswei 3
9294 LH Oudwoude
c. Voorval en klacht moeten binnen 7 dagen na het voorval worden ingediend, voor zover er geen wettelijke termijn wordt gesteld. In alle andere gevallen wordt een klacht als niet ontvankelijk bestempeld.
Artikel 5 Feitelijke afhandeling van de klacht
1. Onderzoek
a. Binnen twee weken na ontvangst van de klacht neem de directie of een gedelegeerde binnen Yn Balâns Akademy contact op met de klager om ontvangst en (niet) ontvankelijkheid van de klacht te melden. Tevens wordt de procedure klachtafhandeling conform dit reglement toegelicht.
b. De directie van Yn Balâns Akademy stelt een onderzoek in naar de feiten waarop de klacht betrekking heeft. Daarbij stelt de directie van Yn Balâns Akademy de klager in de gelegenheid om een schriftelijke toelichting te geven op de gedragingen of de accommodatie waarover is geklaagd.
c. Ten behoeve van het onderzoek kan de direct van Yn Balâns Akademy gerichte informatie inwinnen en relevante stukken inzien met schriftelijke toestemming van de klager of diens wettelijke vertegenwoordiger. Dit met uitzondering van gegevens die betrekking hebben op derden.
d. Indien de klager aangeeft dat de klacht niet naar volle tevredenheid opgelost kan worden, c.q. wordt door Yn Balans Akademy een onafhankelijk derde geschillencommissie NRTO ingehuurd. https://www.nrto.nl/kwaliteit/geschillencommissie/
Artikel 6: Verdere afhandeling klacht
1. De directie van Yn Balans Akademy stelt, binnen 6 weken na ontvangst van de klacht, de klager schriftelijk en met reden omkleed in kennis van haar oordeel.
2. Indien de directie van Yn Balans Akademy niet in staat is om binnen de in lid 1 gestelde termijn tot een gewogen oordeel conform dit reglement) te komen stelt zij met redenen omkleed de klager en/of degene over wie geklaagd is op de hoogte. Daarbij geeft zij de termijn aan binnen welke zij in redelijkheid tot een oordeel kan komen.
3. Bij een geschil tussen afnemer van Yn Balans Akademy kan de klacht worden onderzocht door een onafhankelijke Geschillencommissie. De verzend-, onderzoeks- en bemiddelingskosten komen in dat geval ten laste van de klager/afnemer. Mocht in het geval na onderzoek blijken dat Yn Balans Akademy de zaak foutief heeft behandeld, dan worden bovengenoemde verzend- en onderzoekskosten aan de klager/afnemer vergoed.
Artikel 7: Beëindiging van de procedure
De klachtenprocedure wordt beëindigd wanneer;
a. De direct van Yn Balans Akademy met overeenstemming van de klager de klacht heeft behandeld.
b. De klager schriftelijk te kennen heeft gegeven af te zien van verdere klachtbehandeling middels het intrekken van de klacht.
c. De klager en de beklaagde geen overeenstemming hebben bereikt over de afhandeling van de klacht
d. Alle uitspraken, klachtafhandeling en oplossingen van Yn Balans Akademy richting de klager zijn ten allen tijde bindend.
Artikel 8: Slotbepaling
Door het indienen van een klacht verklaard de klager kennis te hebben genomen van bovenstaande klachten regeling en zich tevens daarvan te conformeren.
De uitslag van de klachten/ het dossier wordt minimaal 1 jaar bewaard in het archief van Yn Balans Akademy.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de directie van Yn Balans Akademy t.a.v. de te nemen voorzieningen.
Directie Yn Balans Akademy
